Pass Culture Pro : mode d’emploi

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Création de l’offre collective
Suivi de l’offre (statuts de réservation)
Paiement (remboursement)

On s’adresse dans cette fiche plus spécifiquement aux auteurs et autrices du livre, invité·es en classes pour parler de leur oeuvre, ou pour y mener des ateliers d’écriture ou artistiques. Attention, nous ne sommes pas du tout en lien avec le Pass Culture, nous ne proposons ce tuto que pour aider les auteurs et autrices à maîtriser leur profil Pass Culture Pro, et ce d’après les retours d’expériences. Ce tuto comporte d’ailleurs quelques propositions d’amélioration.

🤔 Proposition d’amélioration n°1 🔧 Ici vous trouverez le vademecum des offres collectives du Pass Culture. Eclairant, avec néanmoins une énorme erreur, page 20 : « La rémunération sous forme de droits d’auteur n’est pas possible ». Cette phrase ne veut rien dire, car en-dehors de nos EPO aucune structure versante ne nous verse des droits d’auteur au sens du CPI. Le pass culture ne peut donc pas nous en verser. Et la rémunération de nos revenus artistiques est bien sûr possible dès lors que l’on possède un Siret. Espérons que cette phrase sera très rapidement supprimée.

CRÉATION DE L’OFFRE COLLECTIVE : comment s’y prendre ?

Auteurs, autrices, vous avez passé toutes les étapes et êtes référencé·e (c’est une vraie chance, car ça n’est hélas pas du tout évident suivant les régions et il faut que ça change…), vous pouvez donc désormais proposer des offres collectives à destination des établissements scolaires.

Voilà comment ça se passe maintenant, sur votre profil Pass Culture Pro.

Offre vitrine
Nature de l’offre
Vos conditions de contact, de déplacement, etc…
Offre pour un établissement en particulier
Tarif modulable suivant durée, nombre d’élèves… et ce que vous jugerez bon !
Modifications en temps réel
Quid des frais ?
Convention ?

Comment les établissements scolaires réservent-ils mes offres collectives sur ADAGE ? C’est expliqué ici. Cette page est très intéressante pour comprendre ce qui se passe côté enseignant·es. On y apprend notamment qu’il existe une cartographie des acteurs culturels, liée au « lieu » que l’auteur ou l’autrice a renseigné lors de l’élaboration de son profil.

☞ On vous conseille de créer une « offre vitrine », en ne désignant pas d’établissement en particulier, pour que vous soyez toujours visible sur Adage. Vous n’avez pas à préciser de tarif, de date ou de nombre d’élèves (vous en discuterez avec les établissements intéressés). Grâce à des mots-clés, les professeur·es pourront la trouver via un moteur de recherche qui semble assez performant. Si, en tant que professeur·e, vous ne trouvez pas sur Adage l’auteur ou l’autrice que vous souhaitez inviter, contactez-le ou la pour lui conseiller de commencer la procédure de référencement. Vous pouvez lui envoyer ce lien pour l’y aider.

Comme hélas cette démarche peut être longue encore aujourd’hui, chers et chères enseignant·es, vous pouvez soit utiliser d’autres budgets que ceux du Pass Culture, soit conseiller à l’auteur ou l’autrice, s’il ou elle a édité au moins un livre à compté d’éditeur, en parallèle et en attendant, de passer par les « masterclass » du CNL, qui est LA solution de secours (car ce sont aussi les budgets du Pass Culture, il y a juste un intermédiaire déjà référencé entre Adage et les auteurs et autrices : le CNL). Mais attention, cette solution ne remplace pas un référencement et ne rivalise pas avec la souplesse d’utilisation du Pass Culture Pro, que nous détaillons ci-dessous.
🚩 Auteurs, autrices, quand vous passez par les masterclass du CNL, vous n’êtes pas « cartographié·e » sur Adage. Seul le lieu du CNL l’est. Les enseignant·es ne peuvent donc pas visualiser dans quelle région vous êtes localisé·e.

☞ L’offre peut être un atelier, une proposition de rencontre autour de votre oeuvre et votre métier, une conférence, une masterclass dans sa véritable acception*… Bien sûr, vous pouvez créer plusieurs offres vitrines (une offre pour une rencontre, un autre pour des ateliers, par exemple…).

* Une masterclass (hors appellation du dispositif proposé par le CNL) est une rencontre à valeur hautement spécialisée. Sur le schéma d’une conférence, l’intervenant·e partage son expérience ou sa maîtrise d’un sujet, et propose aux participant·es d’échanger à ce sujet. C’est un format particulier, destiné à un public souhaitant apprendre à écrire un roman, par exemple, qui nécessite une compétence et une préparation telles que le tarif en est souvent supérieur au tarif charte préconisé pour une rencontre ordinaire.

☞ Dans le descriptif, vous pouvez donner vos conditions : par exemple, que vous vous déplacez volontiers dans toute la France, mais que, si c’est hors du département où vous domiciliez, il faudrait que ce ne soit pas pour moins d’1 journée et demie de rencontres. Ce genre de précisions/avertissement évite les fausses joies de la part des enseignant·es, ou bien peut les amener d’emblée à trouver des solutions.
Autre précision possible : que vous préférez un premier contact par mail plutôt que par téléphone. Bref, vous maîtrisez totalement ce que vous désirez communiquer aux enseignant·es, avant qu’ils ou elles préréservent votre offre. Cela fait gagner du temps à tout le monde.

☞ Lorsqu’un établissement vous contacte car il est intéressé par votre oeuvre, ou plus spécifiquement par votre offre, vous dupliquez l’offre vitrine, à laquelle vous n’avez plus qu’à ajouter le nom de l’établissement, et à modifier nombre d’élèves et tarifs après en avoir discuté, pour que l’offre soit pour lui seul. L’offre est en ligne pratiquement en temps réel dès qu’on la valide. Seul l’établissement désigné verra l’offre et pourra la préréserver puis réserver.

☞ L’établissement peut vous faire venir pour une demi-journée, ou 2, ou 3, etc… selon son budget disponible. On peut en effet moduler le tarif exactement comme on le souhaite et il n’est pas nécessaire de donner une durée à son offre. Ce qu’il semble important de renseigner, même si c’est approximatif, c’est le nombre d’élèves concernés (pour que l’établissement puisse justifier qu’il ne dépense pas 500 euros pour seulement 10 élèves, en résumé). Par exemple, on peut créer une offre pour un établissement dont le tarif sera de 762,09 euros, pour 150 élèves (tarif charte pour une journée et demie, comportant 5 rencontres). Avec l’établissement, vous aurez convenu qu’il s’agit d’une journée et demie de rencontres, mais le Pass Culture ne demande pas cette précision.
Il est bien sûr, aussi, possible que des établissements se regroupent pour faire venir un auteur ou une autrice loin de son domicile (car on ne se déplace pas à l’autre bout de la France pour seulement une demi-journée de rencontres, bien entendu).

Concernant le tarif, vous appliquez par ailleurs celui que vous jugez bon : le tarif charte, ou davantage si vous estimez que l’inflation le justifie, ou qu’un atelier d’écriture demande beaucoup de temps de préparation, ou que vous souhaitez proposer une véritable masterclass, dont le tarif est généralement supérieur à celui d’une rencontre « ordinaire », etc….

Pour information : les budgets Pass Culture seront bientôt étendus aux 6e et 5e mais en attendant, et si le chef d’établissement est d’accord, si le budget n’a pas été totalement utilisé pour les 4e et 3e, rien n’empêche les établissements de l’utiliser pour les 6e et 5e.

☞ On peut modifier l’offre à tout moment, après discussion avec le ou la prof qui vous aura invité·e. Les modifications sont très simples à apporter, et sont immédiatement visibles sur Adage. C’est donc très souple et fluide, en communication directe avec l’enseignant·e.

☞ Il est aussi possible d’ajouter les frais de transport au tarif de votre offre si hélas l’établissement ne peut pas les avancer. On vous explique ça ici :

FRAIS DE DÉPLACEMENT : rappelons que c’est toujours mieux si l’auteur ou l’autrice ne fait pas l’avance des frais (c’est compliqué quand on déclare en micro-BNC car cela entre dans nos recettes, et on doit donc payer cotisations et impôts sur le remboursement qui nous sera fait). Un autre budget que celui du Pass Culture doit alors être trouvé par l’établissement afin qu’il puisse payer le déplacement ou tout autre frais de l’auteur ou l’autrice.
S’il est impossible à l’organisateur d’avancer les billets (certaines comptabilités n’acceptent les remboursements que sur facture), alors on peut faire passer cela en débours, mais seulement si on arrive à ce que ce soit réglé au nom de l’organisateur (par ex une note de restaurant qu’on établit au nom de l’organisateur). Or c’est quasiment impossible pour des billets de train, par exemple, qui doivent être à notre nom ! Ou pour des frais de voiture.  
Il faut donc considérer cela comme des frais. Cet article du CAAP explique bien que « Les notes de frais sont considérées comme des « frais accessoires » » et « La note de frais fait partie intégrante du montant de la prestation que vous effectuez pour votre diffuseur ou client. »

Cette possibilité peut aider les établissements à faire venir des auteurs ou autrices qui habitent loin. Car, rappelons-le, sauf grosse contrainte budgétaire (qui peut donc être atténuée grâce aux budgets du Pass Culture), enseignantes et enseignants ne choisissent pas un auteur ou une autrice suivant sa position géographique, mais suivant l’intérêt qu’ils et elles éprouvent pour son oeuvre et ce qu’il ou elle propose. De multiples solutions existent alors : regroupement d’établissements qui se partagent les frais, faire venir l’auteur ou l’autrice pour 5 classes ou plus d’un même établissement (ce qui permet de ne pas le ou la faire déplacer pour moins d’une journée et demie), etc…

☞ S’il y a nuitée(s), on vous conseille de faire signer une convention. C’est en revanche inutile pour une seule demi-journée ou journée près de chez soi (s’assurer seulement que les frais de trajet et éventuellement de repas seront pris en charge).

Saluons donc la souplesse du dispositif, ainsi que la rapidité de paiement, après la rencontre.

Attention, cependant, pour que le paiement soit lancé, il faut être très attentif ou attentive au statut de réservation de votre offre.

SUIVI DE L’OFFRE

On ne parle là que de ce qui se passe sur le profil « acteur culturel » et non « établissement ». Il peut néanmoins être intéressant, pour les référents culturels des établissements, de savoir comment ça se passe pour nous !

CONSEIL : auteur, autrice, entrez une date limite de réservation qui précède de 10 jours la date de la rencontre. Cela permet de s’assurer qu’on ne se déplace pas pour rien, et qu’on sera bien payé·e.

👉 les différents statuts de suivi de mes offres dans l’onglet « Offre »
publiée : votre offre est visible et réservable sur ADAGE
désactivée : votre offre n’est pas visible sur ADAGE, vous pouvez la passer en statut « publiée » si vous le souhaitez
épuisée : votre offre a déjà été PRÉréservée et n’est donc plus disponible à la réservation ni visible sur ADAGE. MAIS ATTENTION, ELLE N’EST PAS FORCÉMENT RÉSERVÉE.
expirée : la date limite de réservation de votre offre est passée – ce statut apparaît automatiquement même si une réservation a bien été effectuée. Ce statut n’affecte pas votre réservation, qui reste active si vous en avez une. Mais attention l’offre peut très bien aussi ne pas avoir été réservée, ce qui est un gros souci dont vous vous ne rendrez compte QUE si vous allez dans l’onglet Réservations..

🤔 Proposition d’amélioration n°2 🔧 En réalité, ces statuts dans l’onglet « offres » n’apportent pas beaucoup d’informations et les statuts « épuisée et « expirée » sont très trompeurs. Ils pourraient être remplacés par les statuts « préréservée » (à la place de « épuisée ») et par « date de réservation dépassée » / « remboursée » / « en attente de remboursement » (à la place de « expirée »), plus parlants, avec une mention quelque part du type « consultez l’état de réservation dans l’onglet dédié ».

Vous serez mieux informé·e en consultant l’onglet Réservations

👉 les différents statuts de suivi des réservations dans l’onglet « Réservations » (c’est le plus important)

Avant toute préréservation, l’enseignant·e intéressé·e vous aura normalement déjà contacté pour en discuter et vous avez donc déjà son contact.
Sinon, quand vous cliquez sur « Détails », vous trouvez le nom et l’e-mail de l’enseignant·e qui a effectué la préréservation.

• pré-réservé : le ou la responsable de projet est intéressé·e par cette offre et attend la validation de son chef d’établissement. Généralement, c’est le ou la prof doc (souvent référent·e culture) qui peut préréserver, mais qui n’a plus la main pour la réservation. C’est donc souvent pour cette étape de réservation que cela peut coincer. Il faut être très vigilant·e, car sans cette étape de réservation, le paiement ne sera pas lancé !

Le service Pass Culture envoie un mail à l’acteur culturel pour le prévenir que l’offre n’a pas encore été réservée, trois jours avant la date limite de réservation, ainsi formulé : «Une préréservation à destination des scolaires est toujours en attente de validation ». N’attendez pas : prévenez l’établissement qu’il ne lui reste que 3 jours pour réserver, sans quoi l’offre s’annulera.

• réservé : le chef d’établissement a autorisé la réservation de l’offre (étape obligatoire pour qu’une rencontre puisse avoir lieu et surtout pour que vous puissiez être payé·e). Si vous voyez que votre réservation n’est pas au statut « réservé » quelques jours avant la date limite de réservation, il faut en avertir au plus vite l’établissement pour qu’il procède à cette étape.
• confirmé : apparaît lorsque la date limite de réservation de l’évènement a été dépassée, ou par défaut, à la date de l’évènement lorsqu’aucune date limite n’a été indiquée, mais seulement si l’étape réservation a bien été effectuée. Les chefs d’établissement ne peuvent alors plus annuler leur réservation. Si, après la date limite de réservation, l’offre n’a pas été réservée, elle s’annule ! Vous pouvez encore modifier cette date limite en la reculant, pour que la réservation soit possible.
• validé : 48H post événement, la réservation passe automatiquement en statut « validé » et vous serez remboursé lors du prochain virement pass Culture
• annulé : la réservation a été annulée par l’enseignant, le chef d’établissement scolaire ou vous en tant qu’acteur culturel. Ce statut apparaît également si une pré-réservation n’a pas été confirmée par le chef d’établissement avant la date limite de réservation que vous avez fixée lors de la création de l’offre. Mais apparemment, il arrive aussi dans ce dernier cas que l’offre disparaisse carrément de l’onglet Réservations !

⚠️ Attention, si vous voyez que quelques jours avant la date de limite de réservation le chef d’établissement n’a toujours pas autorisé la réservation (statut : réservé), il vous faudra contacter en urgence l’établissement scolaire pour demander la validation. En effet, si l’offre est au statut pré-réservée, celle-ci sera automatiquement annulée et vous ne serez pas « remboursé » (rémunéré), même si l’évènement a bien lieu.

Toutes les informations à ce propos ici.

PAIEMENT (ou « remboursement »)

Le Pass Culture lance les paiements une fois tous les 15 jours. C’est donc très rapidement que le virement arrive sur notre compte (si le chef d’établissement a bien procédé à l’étape réservation en temps voulu !), immédiatement suivi du justificatif sur notre profil Pass Culture (onglet « remboursements »).

On gagne aussi du temps, puisqu’on n’a pas de facture à fournir. En revanche, songez à bien conserver les justificatifs de « remboursement » (paiement, dans le langage Pass Culture), qui remplace la facture.

🤔 Proposition d’amélioration n°3 🔧 On regrette tout de même que ce justificatif de paiement ne comporte que le tarif TTC global sans détails de la TVA, ou des frais, ou des débours. Cela faciliterait la mémoire fiscale des auteurs et autrices.