Sortez couvert·e (par des conventions) !

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Préambule
Modèles de conventions
Focus sur les frais

PRÉAMBULE

Quand on accepte de faire des rencontres ponctuelles ou des ateliers, que ce soit en milieu scolaire ou pour tout public, l’étape « convention » est indispensable dès qu’il y a nuitée(s), dans absolument tous les cas, même si les budgets sont ceux de dispositifs spécifiques tels que le Pass Culture ou Jeunes en Librairie (dans ces deux cas, la convention est en revanche inutile si vous vous déplacez juste pour une demi-journée pas loin de chez vous).

La plupart des auteurs et des autrices croient qu’ils ou elles peuvent intervenir sans convention lorsque le paiement s’inscrit dans ces dispositifs spécifiques, car tout semble très balisé par des plateformes aux paiements automatiques (celle du Pass Culture Pro), ou par des organismes de confiance (Agences du livre, Associations de libraires, CNL…). Pourtant, cela reste très risqué, si on se déplace loin avec nuitée(s), pour de nombreuses raisons :
1. En cas d’annulation, il faut toujours poser les choses pour ne pas être lésé·e, quel que soit la nature du budget et qui nous paie.
2. La logistique de votre venue, et donc l’avance des frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement restent toujours préférentiellement à la charge des établissements, dans chacun de ces cas, or ce n’est pas toujours très clair pour eux. Leur proposer une convention où cela est écrit noir sur blanc évite les mauvaises surprises.
3. Les rencontres doivent toujours être bien préparées en amont, par toutes les parties : une convention permet de poser cela aussi (l’illusion du « tout est pris en charge » peut amener certains profs à moins s’impliquer dans la préparation : leur faire signer une convention permet d’insister sur la nécessité de leur implication, comme pour tout projet d’EAC – Education Artistisque et Culturelle).
4. Le tarif : il faut être bien d’accord sur le tarif de l’intervention, et sur qui paye quoi (il peut être très utile de se référer aux recommandations tarifaires). Lorsqu’on est redevable de la TVA, notamment, une convention permet aux organismes payeurs de bien comprendre que le montant sera augmenté du % de la TVA. Il est par ailleurs très utile voire nécessaire d’adresser, avant de poser cela dans la convention, un devis, pour s’assurer que tout le monde est d’accord sur le tarif.


MODÈLES DE CONVENTIONS
(à adapter suivant votre cas et vos propres « exigences »)

Proposez votre propre modèle de convention, que vous enverrez pour signature à l’établissement et à l’organisme payeur s’il est différent de l’établissement. Il est possible que l’on vous demande de la modifier, c’est légitime, mais la base sera donnée pour vous protéger le plus possible. Il se peut que l’établissement ou l’organisme payeur propose sa propre convention, mais il ne peut en aucun cas vous l’imposer sans que vous puissiez la modifier, en vous inspirant de ces modèles-ci. Protégez-vous !

  1. Dans le cas de Jeunes en Librairie : ici vous trouverez un modèle de convention spécifique aux rencontres organisées dans le cadre de Jeunes en Librairie.
    Signataires de la convention :
    l’autrice ou l’auteur ;
    – l’organisme payeur (agence du livre ou association de libraires) ;
    l’établissement qui vous invite (collège, lycée…), qui s’occupe de la logistique et qui prend en charge les frais.
    Cela implique bien sûr de savoir, au moins un mois avant la rencontre, qui est l’organisme payeur, et à quelle adresse exacte (à quel interlocuteur) adresser la convention, et ensuite sa facture ! Si le ou la prof qui vous invite n’arrive pas à avoir et donc à vous communiquer cette information dans ce délai, il paraît légitime d’annuler votre venue.
  2. Cas du Pass Culture : là vous trouverez un modèle de convention spécifique aux rencontres financées par le Pass Culture.
    Signataires de la convention :
    l’autrice ou l’auteur ;
    l’établissement qui vous invite (collège, lycée…), qui s’occupe de la logistique et qui prend en charge les frais.
  3. Cas des masterclass du CNL : il s’agit toujours des budgets du Pass Culture, mais comme il est extrêmement long et complexe à l’heure actuelle de se faire référencer, passer par les masterclass du CNL est une alternative qui peut sauver vos rencontres scolaires, en attendant. Voici le modèle de convention spécifique aux « Masterclass ».
    Signataires de la convention :
    l’autrice ou l’auteur ;
    – l’organisme payeur (le CNL : masterclass.passculture@centrenationaldulivre.fr) ;
    l’établissement qui vous invite (collège, lycée…), qui s’occupe de la logistique, et qui prend en charge les frais.
  4. Autres cas : voilà un modèle de convention classique, si l’établissement a trouvé d’autres budgets que le Pass Culture ou JEL.
    Signataires de la convention :
    l’autrice ou l’auteur ;
    l’établissement qui vous invite (école, collège, lycée, bibliothèque, association, etc…), qui paye la rencontre, et qui prend en charge les frais.

Quels justificatifs, après la rencontre ?
✒︎ Dans le cas du Pass Culture, allez dans « Justificatifs des remboursements ». Imprimez-les. Cela fera office de factures, preuves nécessaires à votre comptabilité.
✒︎ Dans les autres cas, même si cela n’est pas exigé, envoyez TOUJOURS vos factures aux organismes payeurs, après service fait. Il vous faut absolument une preuve de facturation.


FOCUS SUR LES FRAIS (de déplacement, de restauration, d’hébergement)

C’est TOUJOURS à l’établissement qui vous invite de s’occuper de la logistique, et de se préoccuper de votre prise en charge du départ de chez vous à votre retour. C’est donc à lui de prendre en charge les frais afférents.

Pourquoi faut-il éviter d’avancer les frais ?
Ayez à l’esprit que, si c’est vous qui les avancez, le remboursement qui vous en sera fait devra obligatoirement rentrer dans votre chiffre d’affaires (sauf si vous faites passer cela en débours – suivre le lien pour en comprendre les subtilités). Cela va donc non seulement le gonfler artificiellement, mais en plus vous devrez payer cotisations et impôts sur ces frais. C’est donc à éviter le plus possible… dans la mesure du possible.

Malheureusement, dans certains lieux (collectivités, bibliothèques…), la règle de la comptabilité publique appliquée strictement, c’est le règlement des factures après service fait. Tout·e intervenant·e (formateur·ice, prestataire, auteur·ice, illustrateur·ice….) est considéré·e de la même manière, sans distinction, que ce soit pour l’intervention, ou pour les frais engagés. On exigera alors de l’auteur ou de l’autrice d’avancer les frais.

Conseils et recommandations du Trait : l’avance à refuser absolument dans tous les cas, c’est celle de l’hébergement. Ce sont de trop gros montants que notre trésorerie ne peut souvent pas assumer. En revanche, avancer les frais de déplacement ou de restauration, si on n’a pas trop de soucis financiers, peut s’envisager… si une convention qui spécifie très clairement que vous en serez remboursés dans tous les cas est signée un mois avant votre venue ! C’est primordial.
Si les frais avancés ne peuvent pas être considérés comme des débours, on est en droit d’appliquer une majoration de tarif, pour frais de gestion et pour compenser le paiement des cotisations et des impôts supplémentaires. Le Trait recommande une majoration de 20%. Et bien sûr, vous êtes en droit de choisir le tarif entièrement remboursable en cas d’annulation.
Mais ce qu’il est très important de retenir c’est cela : sans convention signée au préalable, n’avancez rien.